Desde la década de 1990 la UNAM ha contado con servicios de videoconferencia llegando a poner en operación aproximadamente 280 salas distribuidas en las entidades y dependencias. Sin embargo, con la contingencia sanitaria de 2020 – 2021 y la imposibilidad de utilizar este tipo de infraestructura dentro de los campi universitarios, otro tipo de herramientas, mucho más flexibles que los equipos de videoconferencia, se incorporaron a las actividades universitarias y han permitido su continua operación. Entre estas tecnologías están los programas para videocolaboración. Los más comunes son Google Meet, Microsoft Teams, Cisco Webex y Zoom, siendo este último el de más amplio uso entre la comunidad universitaria en el último año.
Los servicios de Zoom requieren la identificación de una cuenta de usuario con licencia válida comercial o de lo contrario las sesiones que se programen con cuentas gratuitas no podrán exceder 40 minutos, tiempo que no sería suficiente para el desarrollo de alguna etapa de un COA en lo general. Las licencias que tiene contratada la institución permiten hasta 300 usuarios simultáneos dentro de una misma sesión, sin restricciones de tiempo.
En el caso de los COAs se recomienda utilizar cuentas institucionales, es decir, no dependientes de una personal, sino asociadas a un área o proceso, por ejemplo: con la cuenta de correo electrónico institucional que se emplee para los concursos de oposición, con el propósito de asegurar que sólo los aspirantes y las instancias colegiadas correspondientes accedan a las sesiones respectivas en el COA.
Cada sesión debe ser grabada, ya que formará parte del acervo documental que sirva para respaldar cualquier decisión ante un potencial reclamo posterior, previa autorización por escrito, de todos los actores participantes en dicha parte del proceso.
El sustentante se presentará en un espacio físico designado ex profeso para este proceso en donde contará con los elementos técnicos necesarios para poder llevar a cabo la sesión (espacio físico, computadora, cámara, conexión a Internet, plataforma de videcolaboración, etc.).
Las sesiones de Zoom podrán ser de dos tipos:
- La entidad universitaria proporcionará el espacio físico para que el sustentante realice la prueba didáctica correspondiente al procedimiento del COA.
- La DGTIC proporcionará el espacio físico para que el sustentante realice la prueba didáctica correspondiente al procedimiento del COA.
Nivel de seguridad.
En las sesiones que se establezcan con cuentas y licencias institucionales de la plataforma de videocolaboración se tiene la certeza de que el anfitrión –generador de la sala virtual– es alguien plenamente identificado en la institución, lo que garantiza que ese responsable tendrá a su cargo verificar la identidad de quienes ingresan a la sesión y controlar aspectos como la grabación, el uso del chat, el intercambio de información, entre otros. Si se usaran cuentas personales, este tipo de rastreo y protección de las sesiones y sus servicios asociados no estaría bajo el control de la universidad.
Aspectos importantes para considerar:
- Se debe utilizar una cuenta de correo electrónico institucional para vincular con la licencia Zoom que atenderá a las sesiones o las salas virtuales relacionadas con el COA.
- No se deben emplear cuentas personales para la creación de las salas, ya que esto reduce la confianza por parte de los aspirantes en cuanto a la seriedad y seguridad del propio proceso, a la vez que se pierde el control y la seguridad sobre las conexiones a la sala virtual.
- Las licencias otorgadas por la universidad están en plena vigencia de derechos y no pueden ser transferidas a otros usuarios, por lo que la administración de las respectivas salas, ya sea para desahogar alguna prueba o para las sesiones de los cuerpos colegiados que intervienen, deberá ser supervisada por la entidad, dependencia o bien por la DGTIC.
- Es muy importante también aplicar diversas medidas de seguridad, entre las que destacan el uso de códigos o identificadores de cada una de las sesiones, así como contraseñas para limitar el acceso de personas que no estén relacionadas con el COA, y el uso de salas de espera para validar previamente a los asistentes a cualquier sesión.
- La DGTIC puede otorgar licencias institucionales para cada una de las cuentas de correo electrónico, también de tipo institucional, que estén vinculadas con las diversas etapas del concurso de oposición abierto.
Acceso a la herramienta:
El responsable TIC de la entidad o dependencia puede solicitar salones virtuales con licencias institucionales en la plataforma Zoom desde la siguiente dirección:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScY0KAXPWkVcWayT_4ORdLG71x4iA89jj76v-cPDtyJTpUmsA/viewform
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