La UNAM dispone de la Firma Electrónica Avanzada desde 2005. Esta herramienta tiene un particular impacto en la continuidad de procesos institucionales, especialmente durante la contingencia sanitaria, debido a que permite la simplificación de múltiples trámites y procedimientos.
La Firma Electrónica Universitaria -como se le denomina actualmente-, es un recurso tecnológico consistente en un certificado digital que se otorga a cada miembro de la comunidad universitaria, una vez que se ha verificado su identidad por parte de un Agente Certificador adscrito a la entidad o dependencia donde se ubica el miembro de la comunidad que requiere del certificado. Los agentes certificadores son personas con probidad y conocimientos de los procesos de firma electrónica, nombrados por las entidades y dependencias, siendo generalmente colaboradores adscritos a los departamentos de personal o de control escolar.
En combinación con una contraseña del exclusivo conocimiento del titular del certificado, la FEU se utiliza en diversos sistemas de información institucionales que requieren el registro de una voluntad o autorización del usuario en un cierto acto o proceso.
De conformidad con los acuerdos de creación y modificación de la infraestructura de la FEU expedidos por la Rectoría de la Universidad, ésta tiene equivalencia dentro de la institución con la firma autógrafa y por tanto no puede aplicarse ningún tipo de repudio a la misma.
Nivel de seguridad.
La FEU solamente puede ser utilizada en procesos autorizados para tal propósito y que en su diseño utilice el componente FEU en una o varias etapas. A diferencia de otro tipo de firmas digitales o electrónicas, la FEU posee un alto grado de seguridad ya que es emitida desde una Autoridad Certificadora (DGTIC) con la que cuenta la institución y cumple con los estándares internacionales de llave pública y protección de datos personales, a la vez que contiene algoritmos de cifrado de alta complejidad. Estas características respaldan que la FEU se esté empleando en más de 180 sistemas de información hoy en día.
Aspectos importantes para considerar:
- Se utiliza la FEU para registrar la voluntad de los diversos actores dentro de uno o varios procesos integrados en un sistema de información.
- La FEU es única, no existe otro tipo de firma electrónica con el mismo alcance y respaldo en la UNAM. De igual forma, un miembro de la comunidad solo puede tener una FEU.
- Para firmar electrónicamente en la UNAM, se requerirá de un certificado digital a nombre del titular de éste.
- Los certificados digitales se proporcionarán a:
- Es requisito para proporcionar un certificado digital que la entidad solicite al usuario los elementos que garanticen y validen de forma fehaciente su identidad. Esto permitirá dar certeza jurídica al proceso y evitar el repudio de lo firmado.
- Todos los titulares de un certificado digital emitido por la UNAM, deberán observar y cumplir lo establecido en el Acuerdo que modifica el similar por el que se Actualiza la Operación de la Infraestructura Tecnológica de la Firma Electrónica Universitaria y en los Lineamientos de Firma Electrónica Universitaria.
- Los certificados digitales podrán ser emitidos de manera remota cuando se cumplan con elementos suficientes que garanticen la identidad y confiabilidad de los usuarios. En caso contrario, se deberán emitir de manera presencial a través del personal designado para este fin (agente certificador) en cada entidad universitaria.
- La DGTIC podrá suspender o revocar los certificados digitales por conclusión o terminación anticipada del trámite motivo de la emisión del certificado, por incumplimiento de las normas, por compromiso de la seguridad del certificado o a solicitud del titular o la entidad universitaria.
- Miembros de la comunidad universitaria para firmar en trámites y servicios universitarios. Estos certificados tendrán una vigencia de 4 años y estarán habilitados para firmar electrónicamente en cualquier sistema de la UNAM.
- Externos, personas que no son miembros de la comunidad universitaria pero que se encuentren relacionadas con trámites y servicios universitarios que tengan como requisito para dar continuidad a su solicitud firmar electrónicamente. Los certificados proporcionados a estos usuarios tendrán una vigencia máxima de 1 año y solo podrán ser usados para firmar en el sistema definido por la UNAM.
Acceso a la herramienta:
El responsable TIC de la entidad o dependencia puede solicitar la incorporación de un sistema de información al uso de la Firma Electrónica Universitaria desde el Sistema de Gestión de Servicios TIC, en el sitio https://www.gtic.unam.mx
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